Como manejar un crisis en la empresa

06/05/2014 at 2:51 pm Deja un comentario

Uno de los puntos más resaltantes, son los factores a tener en cuenta durante la etapa de vida de una organización, como conocer cuándo, cómo y porqué  se produce una crisis. Para ello, considero necesario la formación de un comité de crisis o Swat team, la gestión de la comunicación de crisis y un plan bien estructurado.

Para el Comité de Crisis, se tiene que llamar a las personas más capacitadas para encarar la situación, según como corresponda. Este gestionará la crisis hasta la última etapa, para ello, estas personas no serán las únicas involucradas en la mesa, puesto que una crisis puede abarcar varios temas, y justamente es ahí, donde está el comité autorizado para llamar, si es necesario, al experto en cada materia con el único propósito de solucionar la crisis.

Durante la etapa de solución, es importante que el comité tenga entre sus integrantes a dos tipos de personas que son de las más importantes: las relacionadas con la resolución funcional del conflicto y las encargadas de enlazar y coordinar a  los distintos departamentos y áreas de la compañía. Personas claves durante la etapa, porque al igual de importante que solucionar una crisis, es mantener unida y bien comunicada a los diferentes públicos. Suelo sugerir la siguiente línea de miembros:

1. Presidente y/o presidente ejecutivo

2. Director general o Gerente general

3. Director de recursos humanos

4. Asesor legal

5. Director de Finanzas

6. Director de operaciones

7. Director responsable de las comunicaciones

No hay que olvidar que a estos miembros, se les sumarán, según corresponda el caso, los especialistas que sean necesarios con un mismo  propósito.

Otro aspecto ya mencionado, es la persona autorizada a dar declaraciones y opiniones con respecto a la posición que asumirá la empresa, esa persona va a tener la dura labor de mantener a la comunicación actualizada constantemente para mantener informado a los interesados y evitar malos entendidos en la empresa. La persona correspondiente para dichos casos, suele ser el Directo de Comunicaciones, para ello, su conocimiento acerca del tema y experiencia, así como la persuasión, debe estar en un alto nivel para lograr su cometido.

No se debe improvisar ante una crisis, pero se debe actuar de inmediato, suena difícil, pero ante un buen trabajo con las personas indicadas, podrá ser bien manejado. Algunos consejos:

  1. Atienda el Flujo de Caja: El primer signo a tomar en cuenta son los resultados del día a día en los ingresos y egresos de su compañía (cash flow). El monitoreo de la marcha económica y financiera de su empresa debe ser mas fluido y frecuente que en épocas de bonanza. No se deje engañar por los “dibujos” contables ni por los balances “creativos” que en vez de reflejar la realidad de su empresa contribuyen a disimularla.
  2. Reduzca sus Costos Fijos: Identifique cada uno de los rubros que forman parte de su presupuesto y redúzcalos al mínimo, cuidando de no trabar el buen desempeño de la empresa. Hay que saber donde se aplica el bisturí, pues a veces el remedio es peor que la enfermedad. El criterio a seguir es separar los gastos en a) necesarios y urgentes; b) necesarios pero postergables; c) superfluos. Apruebe únicamente los primeros, suspenda momentáneamente los segundos y suprima los últimos.
  3. Enfóquese en su negocio: Mientras dure la crisis, refuerce su identidad y evite expandirse más allá de lo necesario. Concéntrese en aquello que Ud. mejor hace, que es donde logrará resultados, evitando dispersar fuerzas.
  4. Acérquese a sus Clientes: Si en tiempos normales conviene conocer sus necesidades para satisfacerlo mejor, en tiempo de crisis – cuando el gasto se piensa más – es la oportunidad de estar todavía más cerca de ellos.
  5. Promueva sus Venta: Hay empresarios que reaccionan a la caída de las ventas bajando los brazos. A veces en el peor momento centremos la estrategia en mejorar el producto e intensificar la inversión publicitaria.
  6. Mantenga Elevada la Moral de su personal: El primer “cliente” de una empresa son sus colaboradores. Ellos deben no solo conocer la estrategia de la dirección frente a la crisis, sino que deben ser alentados a participar con propuestas. Deben encontrar en sus jefes ejemplo e inspiración, y considerarse a sí mismos no como simples ejecutores de órdenes, sino como fuente de ideas productivas.
  7. Refuerce Alianzas Estratégicas: Es ahora cuando se ponen a prueba las relaciones comerciales con clientes y proveedores. Defina con quienes quiere continuar trabajando y a quienes le conviene dejar en el camino.
  8. No perder de vista a la Competencia: Tenga en cuenta que es durante las crisis cuando se producen las mejores oportunidades. Los cambios que producen las empresas que compiten con Ud. alteran las condiciones del mercado, produciendo “espacios vacíos” o nichos de negocios que quizás Ud. pueda ocupar.
  9. Tenga Siempre un Plan B o alterno: Para que la emergencia no lo deje paralizado, Ud. debe guardar siempre un “as” bajo la manga; una vía de escape que le permita sortear los obstáculos cuando la mayoría no puede controlar el pánico que siente por tener que enfrentar una situación crítica. Haga diversos simulaciones de negocios y proyecte diferentes escenarios hacia el futuro, con las alternativas posibles en cada uno de los casos.
  10. Sea perseverante: Desafíe las dificultades con espíritu positivo y recuerde que solo fracasan quienes “dejan de intentar el éxito”.

 

Freddy Reyes

Consultor de gerencia y de finanzas

freyes@entmi.com

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